Guías Contable · México
Qué es el CFDI y cómo facturar en el SAT (guía 2026)
Si vendes o prestas servicios en México, cada operación necesita su CFDI. Acá te explicamos en simple qué es, qué datos lleva para que no te lo rechacen, cómo facturar gratis y cómo cancelar cuando algo salió mal.
Qué es el CFDI
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es la factura electrónica oficial de México. Es un archivo XML — con su representación impresa en PDF — que se timbra: el SAT o un proveedor autorizado (PAC) lo valida y le asigna un folio fiscal único (UUID). Sin timbre, no es factura.
Todo pasa por CFDI: los ingresos que cobras, los gastos que deduces, la nómina que pagas y hasta el traslado de mercancías en carretera. La versión vigente es la 4.0, único formato que el SAT acepta desde 2023, y sus catálogos se actualizan periódicamente — la última actualización fuerte fue en enero de 2026.
Los datos obligatorios (y el error que rechaza más facturas)
El CFDI 4.0 exige que emisor y receptor estén identificados con precisión:
- Del emisor: RFC, nombre o razón social tal como aparece en su Constancia de Situación Fiscal, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
- Del receptor: los mismos cuatro datos, más el uso del CFDI (para qué usará la factura).
- De la operación: clave de producto o servicio (catálogo del SAT), cantidad, precio, impuestos (IVA trasladado o retenido) y método/forma de pago.
El rechazo más común es un dato del receptor que no coincide con su Constancia de Situación Fiscal: una coma, una abreviatura o el régimen societario ("SA de CV") donde no va. Antes de facturarle a alguien, pídele su constancia actualizada — se descarga gratis con RFC y contraseña en el portal del SAT.
Tipos de CFDI
- Ingreso: el más común — ventas, servicios, honorarios, rentas.
- Egreso: notas de crédito — devoluciones, descuentos, bonificaciones.
- Pago: complemento que se emite cuando cobras en parcialidades o después de emitir la factura (pago en una exhibición diferida).
- Nómina: los recibos de sueldo de tus trabajadores, con su complemento específico.
- Traslado: ampara el movimiento de mercancías, con complemento Carta Porte cuando va por carretera.
Cómo facturar, paso a paso
- Ten lista tu identidad fiscal: RFC activo, e.firma vigente y, si facturas seguido, un CSD (Certificado de Sello Digital).
- Elige dónde facturar: el servicio gratuito del portal del SAT ("Factura fácil" para operaciones simples) o un PAC / software de facturación si necesitas volumen e integración.
- Captura los datos del receptor exactamente como su Constancia de Situación Fiscal, y el uso del CFDI que te indique.
- Describe la operación: clave de producto/servicio del catálogo SAT, importe, IVA y forma de pago (PUE si se pagó en el momento, PPD si es en parcialidades o diferido).
- Timbra y envía: el sistema valida contra el SAT y genera el XML timbrado + PDF. Entrega ambos a tu cliente.
Cancelación: motivos y plazos
Un CFDI no se borra: se cancela indicando motivo. Los cuatro del catálogo son 01 comprobante emitido con errores con relación (lo sustituye otro CFDI), 02 errores sin relación, 03 la operación no se llevó a cabo y 04 operación nominativa relacionada en factura global. En general el receptor debe aceptar la cancelación desde su buzón tributario, salvo excepciones (montos menores, mismo día, nómina, entre otras).
El plazo general para cancelar es a más tardar en el mes en que debas presentar la declaración anual del ejercicio en que emitiste la factura. Cancelar fuera de plazo o sin motivo válido puede traer multas.
El CFDI cuenta tu historia ante el SAT
El SAT cruza tus CFDI emitidos y recibidos con tu actividad declarada, tu régimen y tu domicilio fiscal. Desde 2026 el criterio es más estricto: cada operación debe ser real, existente y justificable. Por eso conviene que tu actividad económica esté bien definida desde el inicio — si estás armando tu negocio, empieza por el modelo de negocio (Canvas): te ordena la historia que tus facturas van a contar.
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Preguntas frecuentes sobre el CFDI
¿Qué significa CFDI?
Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es la factura electrónica oficial de México: un archivo XML con validez fiscal que acredita ingresos, gastos, nómina o traslado de mercancías. La versión vigente es la 4.0, único formato que acepta el SAT desde 2023.
¿Quiénes están obligados a emitir CFDI?
Toda persona física o moral con actividad económica registrada ante el SAT: desde un freelancer en RESICO hasta una empresa grande. Si vendes, prestas servicios, pagas nómina o trasladas mercancía, cada operación necesita su comprobante.
¿Puedo facturar gratis?
Sí. El portal del SAT tiene un servicio gratuito de facturación (necesitas tu e.firma o CSD). Para volúmenes mayores o integración con tu sistema, se usa un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), que timbra los CFDI por ti.
¿Por qué me rechazan la factura?
La causa más común en CFDI 4.0: los datos del receptor no coinciden exactamente con su Constancia de Situación Fiscal — nombre o razón social (sin régimen societario como "SA de CV" en personas morales), RFC, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal deben calzar al carácter. Pide la constancia actualizada antes de facturar.
¿Cómo se cancela un CFDI?
Desde el portal del SAT o tu PAC, indicando uno de los cuatro motivos (01 errores con relación, 02 errores sin relación, 03 la operación no se llevó a cabo, 04 operación nominativa en factura global). En la mayoría de los casos el receptor debe aceptar la cancelación. El plazo general: a más tardar en el mes en que debas presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió.
¿Qué es el "uso del CFDI"?
Un campo que indica para qué usará el receptor la factura: gastos en general (G03), adquisición de mercancías (G01), deducciones personales como honorarios médicos (D01) o "sin efectos fiscales" (S01), entre otros. Si el uso no es coherente con el régimen del receptor, el timbrado falla.
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