Si le compras a alguien que no está obligado a facturar, el documento que respalda ese gasto lo generas tú, no él. Y si no lo generas, ese costo no es deducible en tu declaración de renta ni el IVA es descontable — aunque la compra haya sido real, esté pagada y tengas la transferencia.
Esa es la confusión que más caro sale del sistema de facturación electrónica colombiano, y ocurre porque el documento soporte funciona al revés que todo lo demás.
Lo emite quien compra
En el resto del sistema, el documento lo genera quien vende: el vendedor emite la factura electrónica y tú la recibes. El Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar invierte eso.
Cuando le compras a un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente, la DIAN te pide a ti —el comprador, que sí estás obligado a facturar electrónicamente— que generes el documento y lo transmitas.
El proveedor no hace nada. Por eso mucha gente llega buscando cómo pedírselo, y mientras espera una respuesta que no va a llegar, el gasto se queda sin respaldo.
Cuándo estás obligado
Los tres casos que más se repiten:
Le arriendas a una persona natural. El arriendo del local, la bodega o la oficina a alguien que no factura es el caso más común de todos. Sin documento soporte, ese arriendo no es deducible.
Contratas a un independiente no obligado. Un diseñador, un transportista, alguien que hace un arreglo puntual. Si no está obligado a facturar electrónicamente y no te entrega factura, el documento lo emites tú.
Compras a un pequeño productor o proveedor que no factura. Materia prima, insumos, compras a quien no está en el sistema. Mismo criterio: si necesitas que ese costo pese en tu declaración, necesitas el documento.
Qué debe llevar
La Resolución 000167 de 2021 y sus modificaciones fijan los requisitos. Los que más se incumplen:
- La denominación expresa. Tiene que decir literalmente "Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar". No basta con titularlo "recibo" o "soporte de compra".
- Fecha de la operación, que debe coincidir con la fecha de generación. Es el requisito que se rompe cuando alguien junta las compras del mes para emitirlas todas juntas.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor y del comprador. No solo de quien te vendió: también los tuyos, porque el documento lo emites tú.
- Número consecutivo autorizado, con el rango y la vigencia de una resolución de numeración que se solicita en línea con tu usuario del portal de la DIAN. Es numeración aparte de la de tus facturas de venta.
- Descripción específica del bien o servicio. "Servicios profesionales" no alcanza: tiene que entenderse qué compraste sin preguntarte.
- Firma del emisor y el CUDS, el Código Único de Documento Soporte, que el sistema genera al transmitirlo. Es el equivalente al CUFE de una factura electrónica.
Cuándo hay que transmitirlo
- Operación individual: al momento de la operación.
- Acumulado semanal con el mismo proveedor: a más tardar el último día hábil de esa semana.
- Si hay problemas técnicos: hasta 48 horas contadas desde el día siguiente a que se restablezca el servicio.
Qué pasa si no lo emites
No llega una multa por correo, y por eso se subestima. Lo que pasa es que ese costo deja de ser deducible en renta y el IVA deja de ser descontable.
Pagas más impuesto por un gasto que sí tuviste, que sí pagaste y que puedes probar con la transferencia bancaria — pero que no tiene el documento que la DIAN exige. En una empresa que arrienda su local a una persona natural, eso solo puede significar varios millones al año que dejan de restar.
Una novedad de 2026 que conviene conocer
El Concepto DIAN 0935 de 2026 reconsideró la posición anterior sobre deducibilidad. Concluye que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario aplica al documento soporte, siempre que se demuestre que la operación económica ocurrió en el año gravable correspondiente, aunque el documento se haya generado en el período siguiente.
En la práctica: haber generado tarde el documento no necesariamente te hace perder la deducción, si puedes probar cuándo ocurrió la operación. Es un criterio reciente y los conceptos de la DIAN cambian —este mismo es una reconsideración de uno anterior—, así que conviene confirmarlo antes de apoyarse en él.
Lo que conviene ordenar
Si tienes proveedores recurrentes que no facturan —el arriendo es el caso típico—, lo que más rinde es dejar el proceso armado una vez: pedir la resolución de numeración, definir quién emite y cuándo, y no dejarlo para el cierre del mes. El requisito de que la fecha de la operación coincida con la de generación hace que ponerse al día en diciembre no sea una opción.
Información verificada el 10 de agosto de 2026 contra el micrositio del Sistema de Facturación Electrónica de la DIAN, la Resolución 000167 de 2021 y el Concepto DIAN 0935 de 2026. La normativa cambia: confirma en la DIAN antes de tomar una decisión.
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